Zertifizierungsprozesse im Überblick

Die UNIVERSAL GmbH garantiert Ihnen stets eine professionelle und effiziente Umsetzung Ihrer Unternehmensprüfung inklusive der Prüfungsdauer nach vorgegebenen Reglementierungen. Gerne erläutern wir die entsprechenden Notwendigkeiten und Erfordernisse des von uns empfohlenen Systems bei einer ersten Kontaktaufnahme im Detail.

Nachfolgend finden Sie hierzu eine erste Ablaufskizze anhand eines Beispieles einer Zertifizierung von Managementsystemen.
 

Das Zertifizierungsverfahren

Die UNIVERSAL GmbH erbringt Dritten gegenüber ein Audit-Management-System (UPR.02 Zertifizierungsverfahren). Dabei werden zur Erfüllung der Bedürfnisse und Erwartungen der Auftraggeber klare, effiziente und professionelle Zertifizierungsprozesse umgesetzt, welche im Rahmen der nachfolgenden Angaben definiert sind.

Grundlegende Informationen zur Antragsstellung

Während der ersten Kontaktaufname mit eines unserer weltweiten UNIVERSAL-Büros erhalten Sie von uns eine detaillierte Erklärung und Auswertung der Erfordernisse innerhalb des Zertifizierungsprozesses. Dabei verwenden wir für eine Zertifizierungsanfrage ein entsprechend vorbereitetes Antragsformular und bitten Sie, dieses im Rahmen Ihrer Zertifizierung als Unternehmen entsprechend auszufüllen. Nachfolgend werden dann Ihre Angaben von unseren Mitarbeitern überprüft und ein Vorschlag für Ihren individuellen Zertifizierungsprozess und den entsprechenden Maßnahmen und Umsetzungsschritten zugesandt. Neben den Kosten für diesen Vorschlag entstehen für Sie keine weiteren Kosten.
Im Falle einer Annahme des Vorschlages, welchen Sie von der UNIVERSAL GmbH erhalten haben, kann nachfolgend der Zertifizierungsprozess gestartet werden.
 

Ablauf eines Zertifizierungsverfahrens

Pre-Audit

Bei einem Pre-Audit handelt es sich um die mögliche und durch den Kunden vorab planbare Durchführung einer ersten Vorab-Sondierung aller zertifizierungsrelevanten Informationen des entsprechenden Managementsystems des zu zertifizierenden Unternehmens. Dabei ist das Hauptziel die Absprache zum vollständigen Verständnis aller nachfolgenden Prozesse des Zertifizierungsverfahrens. Pre-Prüfungen bzw. Pre-Audits stellen dabei jedoch keine Beratung für die Zertifizierung dar.

Stufe 1 – Audit

Mittels einer Vor-Ort-Kontrolle werden in dieser Phase durch die UNIVERSAL GmbH alle dokumentarischen Erfordernisse und Einhaltungen dieser bei einem Unternehmensbesuch kontrolliert und gewissenhaft durch unsere Mitarbeiter ausgewertet. Dabei zielen wir insbesondere auf die nachfolgenden Aspekte und Inhalte ab:

  • Kennenlernen und Prüfung der Vor-Ort-Gegebenheiten sowie der lokalen Prozesse, Ausnahmeregelungen, Umfänge und Mann-Tage-Berechnung
  • Bestimmung der Einhaltung der Dokumente über das Management-System des Unternehmens gemäß dem Prüfungsstandard und dem Prüfungsumfang.
  • Vorbereitung eines detaillierten Umsetzungsplans für das Stufe 2 – Audit
  • Optionale Erstellung eines professionellen, detailierten Berichtes und Protokolls

Hierbei müssen von Seiten des zu zertifzierenden Unternehmens zur effektiven Umsetzung und Finalisierung des Stufe 1 – Audits alle rechtlichen und reglemnetierten Bedingungen,durch Normen definierte und messrelevanten Unterlagen (Messung der Wirksamkeit des Systems) zur Verfügung gestellt werden.

Stufe 2 – Audit

Nach positiver und erfolgreicher Umsetzung des feldbasierten Stufe 1 – Audits durch das Auditteam der UNIVERSAL GmbH kann nun die Phase 2 geplant und umgesetzt werden.
Dabei beinhaltet das Stufe 2 – Audit gemäß des Prüfungsplans das Umsetzen einer entsprechenden gemeinsamen Sitzung zur Durchführung des Audits sowie einem Evaluationstreffen des Auditteams und dem nachfolgenden Abschlussgespräch. Dabei hat diese Phase zum Ziel, die effiziente Umsetzung des Managementsystems zu überprüfen und eine anschließende Zertifizierung nach den Prüfungsstandards entsprechend zu empfehlen.
 

Überwachungsaudits

Bei den sogenannten Überwachungsaudits handelt es sich um zusätzliche Prüfungen des zertifizierten Unternehmens unter Berücksichtigung des Zeitpunkts der Ausstellung des erworbenen Qualitätszertifikates. Diese erfolgt mindestens einmal pro Jahr.
Bei einer Nutzungsdauer des Zertifikates von 3 Jahren sind mindestens zwei Überwachungsaudits durchzuführen.

Der Zeitraum sowie die Abfolge der Überwachungsaudits wird zum Ende bzw. bei Finalisierung des Zertifizierungsaudits bestimmt und definiert. Die Anzahl der Überwachungsaudits kann dabei von seiten der UNIVERSAL GmbH bei möglichen Abweichungen innerhalb der Überprüfungen oder bei entsprechenden Stellungnahmen seitens des Audit-Teams individuell erhöht werden.
 

Follow-up-Audits

Ein Follow up Audit oder auch Nachaudit genannt, wird durchgeführt, wenn mehrere oder größere Abweichungen festgestellt werden, deren Korrekturen einen längeren Zeitraum benötigen.
 

Rezertifizierungsaudit

Eine Rezertifizierung wird nach drei Jahren auf Basis der Zertifikatsgültigkeit von 3 Jahren von Seiten der UNIVERSAL GmbH durchgeführt.

Hierbei erhält das Unternehmen 3 Monate vor Ablauf der Zertifikatsgültigkeit eine entsprechende schriftliche Benachrichtigung. Das Unternehmen ist dabei verpflichtet, rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeit schriftlich Kontakt zur Weiterführung des Zertifikates mit der UNIVERSAL GmbH aufzunehmen. Bei fehlender Reaktion kann dies einen Verfall der Zertifikatsgültigkeit nach sich ziehen und das Zertifikat unwirksam werden. Mittels schriftlicher Beantragung des Unternehmens kann jedoch schnellstmöglich ein entsprechendes Re-Zertifizierungsaudit durchgeführt werden, um die Gültigkeitsdauer nicht zu unterbrechen und für weitere 3 Jahre zu garantieren.
 

Transfer-Anwendungen

Generell ist eine Übertragung von Zertifikaten anderer Zertifizierungsunternehmen möglich, diese bedarf aber einer Überprüfung seitens der UNIVERSAL GmbH. Diese Transfer-Anwendungen werden in dem gleichen Verfahren wie das Stufe 1 – Audit durchgeführt und realisiert.